AXL 자동화 사례 · 서비스 운영·파트너 관리

기한 관리 — 독촉·안내·알림 자동화

납기와 서류 제출, 입금처럼 파트너가 지켜야 할 기한이 여러 종류인데, 담당자가 엑셀과 기억으로 쫓으며 생각날 때만 독촉하는 회사를 위한 사례입니다.

지금 현장에서는

·담당자가 영업일·공휴일을 머릿속으로 계산해 기한 초과 건 선별
·초과 건마다 상대와 상황에 맞는 독촉 메시지를 수동 작성·발송
·반복 위반 건은 제재를 건별로 여러 단계 클릭해 부여
·심한 지연 건의 상부 보고는 담당자 기억에 의존

담당자가 기한 3종을 매일 5~40분씩 수동 추적 · 영업일 계산은 암산

이렇게 바뀝니다

→기한을 감지해 독촉을 자동 발송
→영업일·기한 계산을 알아서 처리, 암산 소멸
→미응답 건은 상부로 자동 에스컬레이션

추적·독촉 90~95% 자동 · 담당자는 심각 건 판단만 (일 5~10분 → 1~2분)

에이전트는 이렇게 일합니다

STEP 1 · 감지

영업일 자동 계산 — 에이전트가 매일 아침 대상 목록을 훑으며 주말·공휴일이 반영된 기한을 계산합니다. '금요일 접수 + 2영업일 = 화요일' 같은 암산 실수가 사라집니다. 차수 판정 — 기한 초과 건은 위반 이력과 함께 첫 위반인지, 재위반인지, 며칠째 지연인지가 판정됩니다.

STEP 2 · 차수별 발송

톤이 다른 독촉 — 기한 +1일에는 안내 톤의 1차 문자, 재위반 시에는 경고 톤의 2차 문자. 회사가 미리 정한 차수별 문안 원칙대로 발송합니다. 구체적인 내용 — 어떤 건이 언제까지였고 현재 며칠 지연인지가 문안에 들어가, 받는 쪽이 무엇을 하면 되는지 바로 알 수 있습니다.

STEP 3 · 에스컬레이션

3차 제재 — 기한 +3일이면 제재 부여 단계로 넘어갑니다. 되돌리기 쉬운 조치(해제)는 완전 자동, 되돌리기 어려운 조치(삭제)는 사람 승인 — 자동화 수위는 회사가 정합니다. 책임자 보고 — 지연 5일 이상 등 심각 건은 책임자에게 자동 보고되고 계약 검토 요청까지 올라갑니다. 담당자 기억이 아니라 조건 충족 시 반드시 올라가는 구조입니다.

STEP 4 · 기록·리포트

전 과정 자동 기록 — 누구에게 몇 차 독촉이 언제 나갔고, 언제 이행됐고, 무엇이 에스컬레이션됐는지 지표로 남습니다. 사람은 판단만 — 담당자는 아침에 결과 요약을 확인하고 심각 건만 판단합니다. 기록은 분쟁 근거이자 상습 위반 파트너 판별·계약 갱신 판단의 데이터가 됩니다.

이 사례의 근거 자료

이 사례는 AXL이 고객사 현장에서 직접 분석한 업무입니다(고객사 요청으로 사명 비공개). ‘지금 현장에서는’의 수치는 도입 전 현장에서 확인한 값이고, ‘이렇게 바뀝니다’의 수치는 설계 목표치입니다 — 도입 후 실측치가 아닙니다.