AXL 자동화 사례 · 서비스 운영·파트너 관리
계약 라이프사이클 관리
여러 파트너·거래처와 맺은 계약서가 폴더와 메일에 흩어져 있어 배분율이나 갱신일을 확인하려면 사람이 원본을 뒤져야 하는 회사를 위한 사례입니다.
지금 현장에서는
- ·파트너 조건을 확인할 때마다 담당자가 계약서 원본을 찾아 조항을 읽음
- ·배분율·금액·기간이 계약마다 제각각이라 매번 처음부터 확인
- ·갱신일·만료일이 어디에도 모여 있지 않아 사람이 기억에 의존
- ·갱신 시점을 놓쳐 불리한 조건으로 자동 연장되거나 재협상 기회를 상실
계약 조건 확인은 원본 뒤지기 · 갱신일은 수동 캘린더 관리 (놓치면 손실)
이렇게 바뀝니다
- →계약 조건을 추출해 살아있는 대장으로 관리
- →갱신일을 대신 챙겨 자동 알림, 놓침 제거
- →흩어진 조건을 정리해 한눈에 조회
계약 조건 즉시 조회 · 갱신 자동 알림 — 도입 후 갱신 누락 0건 (사례)
에이전트는 이렇게 일합니다
계약서를 읽어 항목으로 — 계약서 파일(스캔본·PDF·문서)을 넣으면 에이전트가 상대방·계약 기간·금액·배분율·자동 갱신 여부·갱신 통보 기한·주요 특약을 뽑아냅니다. 전자계약 밖의 수기 계약도 — 전자계약 시스템에 없는 종이·수기 계약도 스캔해 함께 넣으면 한곳에서 관리됩니다. '전자'와 '수기'로 갈라지지 않고 모든 계약이 하나로 모입니다. 못 읽는 부분은 표시하고 질문 — 도장이 글자를 가리는 등 판독이 어려운 부분은 억지로 채우지 않고 표시해 사람에게 물어, 잘못 읽은 값이 대장에 조용히 들어가는 것을 막습니다.
한 곳에 쌓기 — 뽑아낸 항목이 계약 대장에 한 줄씩 쌓여, 흩어져 있던 계약이 '누구와, 언제까지, 무슨 조건으로'라는 하나의 표로 모입니다. 늘 최신 — 신규 계약이 들어올 때마다 자동으로 한 줄이 추가됩니다. 담당자가 자리를 비워도 회사가 어떤 계약에 묶여 있는지 표 하나에 드러납니다.
대화로 즉시 찾기 — '이 파트너 배분율이 뭐였지?', '이번 분기에 만료되는 계약 정리해줘' 같은 질문에 에이전트가 대장을 근거로 답합니다. 뒤지기에서 물어보기로 — 사람이 원본을 뒤지거나 표를 손으로 필터링할 필요가 없습니다. 조건 확인이 '찾는 일'에서 '물어보는 일'로 바뀝니다.
담당자에게 슬랙으로 먼저 — 만료·갱신 120·90·30일 전 계층 알림을 지정 담당자(인사·총무 등)에게 슬랙으로 보냅니다. 재협상이 필요한 계약은 여유를 두고, 임박한 계약은 강하게 알립니다. (전체 메일함에 묻히지 않게 담당자·채널을 지정) 놓치면 올림 — 담당자가 알림에 무대응하면 상급자에게 자동 에스컬레이션됩니다. 한 사람의 실수로 갱신이 조용히 넘어가는 일을 막습니다.
이 사례의 근거 자료
이 사례는 AXL이 고객사 현장에서 직접 분석한 업무입니다(고객사 요청으로 사명 비공개). ‘지금 현장에서는’의 수치는 도입 전 현장에서 확인한 값이고, ‘이렇게 바뀝니다’의 수치는 설계 목표치입니다 — 도입 후 실측치가 아닙니다.